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商品委託書・仕様書・納品書・請求書のフォーマット

ハンドメイド作品の委託販売を行う際、必要になってくるのが委託書などの各種書類。

パンダ

いたくしょ…?しようしょ?ナニソレ

ポプラ

商売として委託するんだから、最低限用意しなきゃダメだよ!

ということで今回は、実際に私が使用している、委託に関わる書類フォーマットを公開します。私がジュエリーショップ勤務の際に作ったものをベースにしており、大手百貨店とのやり取りにも使用しているものです。もちろん流用OK!

各種書類について

取引先で各種書類のフォーマットが用意されている場合もあります。また、JANコードと呼ばれる商品管理ナンバーや、税込か税抜きかの表示など各会社によって求められる記載内容が変わる場合がありますので、先方が進めやすいように記載しましょう。

各種書類は委託先にお渡しするものですが、保管用に自分でも持っておきましょう。ファイルのままの状態では、内容が上書きされてしまう可能性があるので、印刷したものか、PDFファイルなどに変換して保管しても良いと思います。
特に委託書などがない場合、何を何点委託したのか証明することができないため、商品を紛失したり万引きされたりした場合、最悪「そんな商品預かってないです」と言われてしまったらおしまいです。

書類はエクセルなどの表で用意しましょう。(ファイルをダウンロードできる形でアップしようと思ったのですが、セキュリティの関係上できないようで今回は断念…。)エクセルがパソコンに入ってない!という方にはこちらのソフトがおすすめ。エクセルは意外と高いですが、1/7の価格で同等の機能が使えて互換性もあります!

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商品委託書

商品委託書

商品の委託が決まった際、どの商品がいくらで、何点委託するのか、どんな商品なのか、委託先にも分かるよう書類を用意しなくてはなりません。価格や点数などを記載するのが委託書です。

委託先の会社名、こちらのブランド名(会社名・作家名)、住所、委託書を用意した日付を記載。
商品については管理ナンバーがあればそれを、商品名、価格(必ず税込か税抜きか記載)、数量、合計価格、備考を記載します。合計点数と合計金額も忘れずに。

委託書を用意していない場合、何を何点委託したのか分かりませんから、商品が紛失や盗難にあった場合も「こんな商品預かってないですよ」と言われたらどうしようもありません。

納品書

商品を販売し、どの商品を何点、いくら納品します、という書類が納品書。私は委託書のタイトルだけ変えて流用しています。会社によっては必要ない場合もあります。

商品仕様書

商品仕様書

取引先では、商品名やナンバーを見てもどれがどの商品か分からないということがしばしば。何の素材を使ったどのような商品なのか記載するのが仕様書です。
委託や納品の際には商品の在庫確認を一点一点行う必要があるため、写真付きの仕様書があると親切です。また、お客様から「この素材は何?」などと問い合わせが来ることも予想されるので、使用している素材なども記載しておきます。
※「私のサイトに載っているので、それを参考にしてください」なんて言語道断。

私は商品委託の際には商品を一点ずつユニパックに入れ、袋に商品ナンバーを書きます。委託書と委託リストを用意したら、商品コードや価格が間違っていないかを全てチェックしてから、ナンバー順に並べて箱に入れ、取引先にお渡しします。同じチェックは委託先でも行うので、より親切に分かりやすく準備すると良いですよ。

アクセサリーなど小さなものでしたら、こちらのサイズがおすすめです。

請求書

請求書

請求先の会社名、こちらのブランド名(会社名・作家名)、住所、請求書を用意した日付を記載。商品については管理ナンバーがあればそれを、商品名、価格、数量、合計請求額を記載します。
忘れてはいけないのが振込先。契約内容によっては「○月○日までにお振込みをお願いいたします。」などと記載する場合もあります。急かしているようで失礼かも?なんて感じるかも知れませんが、振込期限が書いてある方が振り込む側からすれば親切だったりもします。
また、捺印が必要なこともあるので、その場合はブランド名や自分の名前に半分重なるように捺印します。

商品委託書・仕様書・納品書・請求書のフォーマット まとめ

その1

商売としてやっている以上、必要書類はしっかり作る

いくら知り合いの店に委託するとは言っても、お金が発生するからにはビジネスです。紛失や万引きなどが起こった場合、委託書は何点委託しているかという証明にもなります。


その2

書類は委託先に分かりやすいように作る

商品管理はそれだけでも手間です。商品の外観や素材も分かるように記載し、販売に必要な情報は漏れのないようにしましょう。


その3

書類は紙かPDFファイルで保管しておく

印刷して委託先に渡すだけではなく、しっかり自分でも保管しておきましょう。ファイルのままでは上書きの可能性があるため、紙に印刷するかPDFファイルに変換するのがおすすめ。


その4

上記フォーマットは流用OK!

エクセルやキングソフトなどの表にして使ってください。


パンダ

これと同じように作れば良いなら、なんとかできそうだ!


ポプラ

大事な書類だから、ミスがないようしっかり確認して作ってね!


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